Avez-vous des doutes sur l’organisation de votre entreprise ? Commencez ici (et découvrez l’erreur que vous ne devez absolument pas commettre !)

Il y a un moment que je voulais écrire un article qui parle de l’organisation des entreprises, en partie pour vous apporter un point de vue différent (et plus “pratique”) de la façon dont vous devez organiser certains aspects de votre entreprise, mais aussi pour vous donner quelques conseils et précautions que vous pouvez immédiatement appliquer à votre cas.

Ok, donc vous pourriez penser que c’est un article hyper-complexe plein de trucs techniques … en fait c’est tout le contraire.

Je vais expliquer ce que je veux dire.

Quand je parle aux entrepreneurs de questions et de problèmes liés à leur entreprise, voici les choses que je les entends souvent dire :

– « J’ai besoin d’UN directeur commercial« ,
– « J’ai besoin de ÇA pour faire du marketing« ,
– « Il me manque quelqu’un qui s’occupe de l’administration« ,
– Ou : « J’ai besoin d’UNE personnes pour l’administration« .

Pourquoi cela arrive-t-il ?

 

La raison en est qu’il s’agit d’une déformation professionnelle.

Oui, parce qu’en tant qu’entrepreneurs, nous sommes tous amenés à penser en termes de « pièces » dont nous avons besoin et à les IDENTIFIER avec une certaine catégorie ou un certain secteur d’activité.

Nous avons toujours en tête le fameux « organigramme d’entreprise ».

Toutefois, il n’est pas tout à fait incorrect que votre chef associe un secteur spécifique de l’entreprise à UNE personne, UN poste : Ce n’est pas faux.

Et ce n’est pas parce que tôt ou tard, il est vrai que les rôles dans votre gestion d’entreprise devront correspondre à un nom, mais cela ne devrait pas être le point de départ.

Dans la plupart des cas, le problème n’est pas de savoir s’il vous manque « un commercial » ou « une assistante ».

Le problème, c’est que vous devez être clair sur les activités dont vous avez besoin – ce qui n’est qu’une conséquence parmi d’autres. Tout dépend de la totalité des activités à réaliser dans votre entreprise.

C’est pour cette raison que je voudrais mettre le focus sur la nécessité de couvrir tous les rôles manquants à CHACUNE des pièces qui composent votre entreprise.

Laissez-moi vous expliquer ce que je veux dire.

Chaque entreprise est un système complexe, dans lequel il y a un certain nombre d’activités qui doivent être exécutées par plusieurs personnes pour s’assurer que tout se déroule normalement.

Il faut lever l’obturateur, dépoussiérer, répondre au téléphone, parler aux clients, aller aux salons, vérifier que vous avez tous les approvisionnements nécessaires …

Si vous remarquez, le résultat de l’entreprise est la somme de toutes ces petites activités.

Ce sont de nombreux petits mécanismes qui constituent le résultat final.

 


Mais de quel genre de résultat parlons-nous ? C’est un résultat ALCHIMIQUE : nous les entrepreneurs sommes les derniers alchimistes.

Les alchimistes veulent transformer le fer en or, en commençant par une ressource qui ne vaut pas grand-chose pour obtenir un produit final précieux. C’est ce qu’une entreprise doit faire par définition.

Elle transforme vos ressources financières et votre temps en un produit de valeur supérieure.

Ce mécanisme alchimique produit, en fin de compte, plus que ce que vous avez investi, tant en termes de temps que d’argent et d’idées.


Avant de réfléchir aux rôles et postes qui devraient être présents dans votre entreprise, vous devez clarifier quelles activités doivent être effectuées.

C’est précisément pour cette raison que je veux vous donner un exercice à faire – semblable à l’un de ceux que je pourrais vous donner pendant le workshop SimpNess, seulement que je vous le donne maintenant d’une manière un peu plus rapide.

Voici l’exercice :


Commencez à penser à toutes les petites activités qui doivent être faites au sein de votre entreprise. Prenez une feuille de papier et commencez à marquer toutes les tâches que vous devez accomplir, des plus complexes aux plus simples. Vous découvrirez qu’elles sont innombrables.

C’est la première étape.

Une fois que vous avez identifié toutes les activités, vous devez vous demander lesquelles sont strictement procédurales, ou dans quels cas les gens savent toujours quand les réaliser et ils le font d’une manière précise et productive.

Et, d’autre part, celles qui ne le sont pas, c’est-à-dire dans quels cas vous devez intervenir pour confier la tâche, corriger le résultat ou même le faire vous-même.

De cette façon, sur votre feuille, vous obtiendrez deux colonnes : une avec les activités qui se déroulent presque automatiquement et l’autre avec les activités dans lesquelles vous devez « mettre votre patte » (soit pour dire aux gens de le faire, soit pour vérifier qu’ils l’ont fait, soit pour le faire vous-même).


 

Votre problème principal, bien sûr, n’est pas la colonne d’activités qui se déroule automatiquement, mais toutes les tâches dans lesquelles vous êtes nécessairement impliqué dans les phases de démarrage, de vérification ou d’exécution.

Lorsque vous cherchez un poste, un profil, vous le faites normalement parce que vous pensez que certaines de ces tâches peuvent facilement être déléguées à une autre personne.

Pensez, par exemple : « Si j’engage une secrétaire, je devrai faire moins de travail ».

Mais quelle est l’erreur que nous, entrepreneurs, commettons souvent ?

En recrutant la secrétaire, au lieu d’organiser un processus spécifique à lui transmettre, nous lui confions nos activités sans lignes directrices à suivre.

Que se passe-t-il alors ? Nous générons des distorsions. En théorie, nous avons enfin une personne qui s’occupe de toutes les activités qui étaient auparavant vacantes, mais dans la pratique, nous avons besoin d’un début et d’une supervision de notre part.

Tant que vous ne commencerez pas à traiter les activités dans lesquelles votre intervention est encore nécessaire, vous serez toujours coincé dans la gestion des opérations ordinaires et banales de votre entreprise.

 

Votre principal objectif en tant qu’entrepreneur n’est PAS d’embaucher des gens, mais de vous libérer des activités ordinaires.

Pour ce faire, je souhaite vous proposer deux stratégies qui vous aideront sans toucher à votre organisation actuelle.

1) Outsourcing

La première stratégie est l’“outsourcing”, ce qui signifie littéralement rechercher des personnes en dehors de votre entreprise qui vous aideront sur des tâches petites et spécifiques qui ne nécessitent pas nécessairement l’intervention de vos employés.

Disons que vous avez une centaine d’activités à déléguer. Quelle probabilité ont-elles toutes d’être homogènes ?

Peut-être devez-vous déléguer le contrôle des factures, l’appel de certains clients, le rendez-vous avec le comptable …

Il y a assez d’activités pour remplir quatre jours de votre vie, mais il n’y a pas une personne comme vous qui sache tout faire.

Vous pourriez envisager d’embaucher une personne full-time, mais vous n’auriez peut-être pas assez de travail pour ce poste, et vous la forceriez à exécuter des tâches pour lesquelles elle n’est pas compétente.

L’outsourcing résout complètement ce problème.

Si les activités dont vous avez besoin sont spécifiques et ne nécessitent que quelques heures de travail par jour, c’est la stratégie que vous devrez appliquer.

Permettez-moi de vous citer un exemple. Mon comptable travaille pour moi 4/5 heures par semaine. À l’heure actuelle, il ne serait pas du tout logique d’embaucher un comptable à temps plein… Je n’en ai pas besoin !

Si j’embauchais une personne à temps plein, je risquerais d’avoir du travail bien fait et d’autres mal fait.

Bref, je n’arrive pas à trouver une personne capable d’agir en tant que comptable, secrétaire, contrôleur et coordonnateur.

Cela signifierait chercher mon propre profil, mon double, qui n’existe peut-être pas – ou qui n’accepterait certainement pas de travailler pour moi pour seulement 15€ de l’heure !

L’outsourcing est sans aucun doute la meilleure formule lorsque vous essayez de déléguer des activités limitées qui doivent être réalisées de manière très professionnelle.

En résumé : toutes les petites activités récurrentes qui dépendent actuellement de vous doivent être exécutées par la meilleure personne dans ce domaine. Et si vous n’avez pas le temps de trouver une personne à temps plein, vous devez en trouver une qui peut résoudre les problèmes pendant quelques heures.

Grâce à cet outil, vous pouvez le faire. Il y a beaucoup de sites – parmi eux je cite Upwork, Freelancer.com… – surtout en anglais, où vous pouvez trouver des collaborateurs dans le monde entier (et aussi dans votre propre pays) qui peuvent automatiser complètement certaines de vos activités, avec un niveau de précision encore plus élevé que le vôtre.

L’étape fondamentale est d’identifier les activités à réaliser et de déterminer qui est la meilleure personne à qui elles doivent être confiées.

Ensuite, vous déciderez si cette activité doit devenir un rôle fondamental dans votre entreprise ou si l’outsourcing doit être utilisé. Cela dépend du poids qu’elle représente.

Mais, jusqu’à présent, le profil de l’outsourcing doit rester pour que mon entreprise et moi-même puissions croître et grandir.

Je vous le dis parce que je veux que vous adoptiez et intégriez cette nouvelle logique que je viens de vous présenter.

Nous, les entrepreneurs, sommes rémunérés sur la base des résultats et non du temps que nous consacrons à notre travail. C’est précisément la raison pour laquelle notre travail doit être motivé par l’obtention de résultats optimaux.

Si, par exemple, mon objectif est de mettre de l’ordre dans la comptabilité, je dois penser à la meilleure et la moins chère façon de le faire. Dans ce cas précis, la solution sera de trouver une personne qui consacrera chaque jour une heure, ou du moins le temps nécessaire.

Ce processus, s’il est affiné et amélioré au fil du temps, vous apportera de nombreux résultats.

 

2) Analyser les colonnes de l’exercice

La deuxième stratégie consiste à analyser les deux colonnes pour voir s’il y a des activités congruentes qui ont un sens à les commencer ensemble.

Dans de nombreux cas, certaines activités communiquent entre elles. Par exemple, la partie commerciale prend des informations du côté de la comptabilité, en particulier en ce qui concerne les factures.

Si vous ne trouvez pas de personnes susceptibles de vous aider, vous devez commencer à travailler sur votre organigramme, en essayant de fusionner deux activités qui communiquent sans augmenter les coûts.

Personnellement, je pense à déléguer la partie commerciale à la partie comptable que si je ne trouve pas un chiffre qui fonctionne dans l’outsourcing.

Cette deuxième stratégie est moins conseillée que la première, car elle risque de laisser la personne à qui la tâche est déléguée travailler en dehors de son propre périmètre.

Cependant, vous pouvez l’utiliser comme stratégie d’urgence.

Je l’ai répété à plusieurs reprises, mais il est très important que vous compreniez que vous devez commencer à vous concentrer sur les activités qui doivent être faites.

Essayez de trouver un moyen de générer le résultat nécessaire sans embaucher des personnes supplémentaires à temps plein, mais en faisant appel à l’externe ou en utilisant les ressources dont vous disposez déjà.

Vous devez faire cette réorganisation mentale. Vous comprendrez mieux quels sont les problèmes de votre entreprise, quelles sont les activités qui évolueront avec le temps et celles qui n’évolueront pas.

Permettez-moi de vous donner un exemple pratique. Si votre entreprise grandit, vous devrez fournir plus de services et vendre plus de produits, mais le marketing restera le même. Ceci rend la différence qualitative des personnes dont vous avez besoin à l’intérieur importante.

Toutes les activités qui restent « uniques » doivent être déléguées à des personnes très compétentes, car plus l’entreprise se développera, plus il sera important d’avoir une base solide.

Le produit, par contre, doit vous coûter le moins cher possible, car même si votre entreprise grandit, le coût doit rester le même ou diminuer.

Si la tâche à accomplir est de coller un timbre, elle peut être exécutée par n’importe qui de la même manière. Il s’agit d’une activité qui ne connaîtra pas de croissance au fil du temps et qui doit donc le rester sans encourir de coûts supplémentaires.

Si la tâche porte plutôt sur la forme du timbre, il faudra alors l’intervention d’une personne de plus en plus compétente en fonction de l’impact qu’elle aura sur le résultat.

 

Conclusion

Commencez à raisonner de cette manière et à entrer dans cette perspective.

Dans un premier temps, nous réfléchissons à la manière de mettre en œuvre les systèmes, puis à ce qui deviendra précieux.

Sur la base de cette distinction, les rôles doivent changer. Certains seront les rôles clés de votre entreprise, d’autres seront délégués.

Mais comment pouvons-nous utiliser ces stratégies ensemble ?

Je vous l’expliquerai au workshop SimpNess, où nous analyserons les différents « pièces » que vous possédez et réorganiserons votre entreprise pour comprendre ce sur quoi vous devez vous concentrer pour la faire grandir.

Retrouvez toutes les informations sur le workshop sur cette page :

https://simpness.fr/formation-simpness/

À bientôt,

Piernicola De Maria
Entrepreneur, Auteur, Business Coach 
Et Créateur de la Méthode SimpNess

 

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *