Comment éviter les erreurs de vos collaborateurs ? Commencez par ces stratégies

Dans quelle mesure votre entreprise serait-elle plus légère et plus productive si vous pouviez éviter les erreurs de vos collaborateurs ?

 

Ce résultat n’est pas impossible, mais il peut être atteint grâce à l’utilisation correcte de certaines stratégies et procédures.

Si vous avez aussi des collaborateurs qui, comment dire… De temps à autre, « bousillent les choses », vous aurez sûrement différentes façons de réagir en fonction de votre caractère.

  • Peut-être que vous remarquez tout, et vous en souffrez.
  • Ou vous réagissez d’une manière forte, vous vous mettez en colère et vous les renvoyez chez eux.

Une chose est sûre : il y a des erreurs dans l’entreprise.

Par conséquent, il est nécessaire d’avoir des stratégies.

Votre premier objectif doit donc être d’ÉLIMINER LA POSSIBILITÉ QUE CES ERREURS SE PRODUISENT.

Si vous avez déjà suivi le workshop SimpNess, vous savez que je compare nos collaborateurs à de gentils imbéciles, qui exécutent leurs tâches en mode automatique.

Je fais ça pour dédramatiser les choses.

Mais il faut garder à l’esprit ceci : chaque fois que la structure se développe, la probabilité de commettre des erreurs augmente.

En fait, chaque fois que je veux transférer quelque chose de ma tête et demander à quelqu’un d’autre de la faire, il y a une chance que quelque chose se perde au passage.

Par conséquent, plus il y a de « passages de la tête » = plus il y a de probabilité d’erreur.

Vous comprenez qu’au fur et à mesure que l’entreprise se développe, ces probabilités augmentent de plus en plus.

Clairement, la gestion des personnes est différente de la gestion des machines.

Cela crée un paradoxe.

Je vous l’explique par un exemple.

Dans le cas de mes clients dans le domaine industriel, je vois souvent ce type de situation : le rez-de-chaussée, où les machines fonctionnent, est complètement organisé, alors que l’étage supérieur, où les gens travaillent, ne l’est pas du tout.

La raison est évidente : vous pouvez programmer un ordinateur, vous pouvez lui dire d’exécuter certaines fonctions, et à moins que vous ne cassiez le matériel, le logiciel – s’il est bien fait – fonctionnera toujours de la même manière.

L’ordinateur est comme cela : vous faites l’effort une fois lorsque vous créez un bon logiciel, et il continuera à créer le même résultat d’une manière assez prévisible.

Tandis qu’avec les gens (malheureusement !), vous ne pouvez pas faire la même chose.

C’est vrai, il y a ceux qui prétendent vous apprendre à programmer le cerveau des êtres humains, c’est quelque chose que j’ai aussi étudié (erreur de jeunesse !).

Cependant, les êtres humains ne fonctionnent pas comme des machines.

En fait, dans le cas des êtres humains, certaines précautions doivent être prises en compte si vous voulez obtenir des résultats et réduire les erreurs.

La première chose à faire est de considérer votre réaction, en tant qu’entrepreneur, face à ces erreurs.

Comme je vous l’ai dit, vous pouvez avoir deux types de réactions :

« Je souffre, ça ne fait rien : je suis au milieu d’une bande d’imbéciles et je dois m’adapter ».

Ou la réaction opposée :

« Vous êtes un abruti, je vais vous tuer, je vais vous licencier (… etc.) ».

En fait, aucune des deux réactions n’est productive.

La première ne supprime pas l’erreur, tandis que la seconde crée un environnement dans lequel les gens ne veulent pas contribuer ou avoir un engagement.

Que signifie « avoir un engagement » ?

Je viens de tenir un cours en Italie, intitulé « Solo i migliori (càd ; Seulement les meilleurs) », qui explique exactement cela.


La version courte est la suivante :

Un employé est motivé dans son travail non seulement parce qu’il est rémunéré, mais aussi parce qu’en plus de cela, il est impliqué dans les résultats de l’entreprise.

Il veut des résultats positifs pour l’entreprise autant que vous le souhaitez.

Très souvent, lorsque cet engagement échoue, le collaborateur passe de vouloir les résultats à éviter les prétendues interruptions.


En termes de productivité, il y a une différence ÉNORME entre un collaborateur impliqué et un autre qui ne l’est pas.

Par conséquent, il vaut mieux que vous ayez des gens qui n’ont pas peur de faire des erreurs, et qu’ils sachent qu’ils ne seront pas frustrés.

La solution n’est même pas à mi-chemin entre la résignation et la colère, ou en soulignant l’erreur dans des mots gentils.

La solution consiste à créer un véritable système qui intègre ces erreurs et veille à ce qu’elles ne se reproduisent plus.

Ma première suggestion est donc la suivante :

Évitez les deux extrêmes, ne le prenez pas personnellement et ne vous mettez pas en colère, mais pensez à quel type de système vous pouvez créer pour vous assurer que ces erreurs ne se reproduisent plus.

Maintenant, il est important que vous compreniez une chose fondamentale :

S’il y a des erreurs qui se produisent à chaque fois, soit par la structure en général, soit par une personne en particulier, cela signifie qu’il y a quelque chose qui ne va pas avec le système.

Il y a donc deux cas :

  • Soit vous prenez les bonnes personnes, mais vous ne leur dites pas exactement comment faire les choses – alors vous devez corriger le système, la façon dont vous l’enseignez et le déléguez ;
  • Soit vous choisissez mal les personnes.

De deux choses l’une.

Donc, si tout le monde fait les mêmes erreurs :

  • Ou ils sont tous des idiots – Il se peut aussi que votre entreprise ne soit pas assez attrayante pour des profils valables et n’attire que des imbéciles (mais je ne pense pas que ce soit le cas).
  • Ou bien le problème est lié aux systèmes de votre entreprise, à la façon dont vous formez les gens et formalisez ce qui doit être fait.

En bref, il manque une pièce.

Comment trouvez-vous cette pièce ?

Vous la trouvez en analysant la différence entre ceux qui obtiennent des résultats et ceux qui ne les obtiennent pas.

Même si c’est vous qui obtenez les résultats, il y a une énorme différence entre vous et les autres.

Dans le workshop SimpNess, je vous enseigne un processus pour comprendre où se situe cette différence.

C’est peut-être parce que vous avez en tête des principes différents de ceux de vos collaborateurs.

Permettez-moi de vous donner un exemple pratique.

Ces derniers jours, je tournais une vidéo. Une chose particulière s’est produite lorsque j’ai parlé à un collaborateur qui s’occupait du montage. Il m’a montré une vidéo et je lui ai immédiatement dit : « Ce n’est pas bon”.

Il ne comprenait pas où était le problème. Ensuite, je lui ai demandé de la revoir deux ou trois fois en lui expliquant ce qui n’allait pas.

Je me suis rendu compte qu’il y avait une différence dans la façon dont il évaluait la vidéo par rapport à la façon dont je l’évaluais.

Moi, par déformation, je suis « négatif ». En d’autres termes, chaque fois que je fais quelque chose, je pense toujours que de l’autre côté, il peut y avoir quelqu’un qui répond à chaque phrase en disant : « Mais qu’est-ce que ça peut me faire ? » ou « Ce n’est pas possible« .

Je cherche toujours toutes les objections possibles à ce que je fais et j’essaie de les empêcher.

Mon collaborateur n’avait pas cette idée en tête, il lui manquait le principe qui vous pousse à chercher des incohérences, à vous demander s’il y a un élément qui n’est pas bien expliqué ou qui est tenu pour acquis.

C’était la pièce manquante.

Une fois la pièce clarifiée, elle doit entrer directement dans le système de formation de mes collaborateurs.

La racine du problème n’est jamais les personnes.

Les gens sont ce qu’ils sont, le matériel humain dont vous disposez est ce qu’il est.

Votre objectif est de créer un système qui minimise les dommages humains que vous subissez.

Si je me rends compte que mes collaborateurs n’y arrivent pas tout seuls, c’est mon travail soit de changer le système de sélection et de décider que j’ai besoin de profils différents, soit de comprendre comment changer le système pour que ce genre d’erreur ne se produise plus.

Après avoir formalisé et expliqué aux autres la correction de l’erreur, cela devient une partie importante des procédures de l’entreprise.

Chaque fois que vous devez donner des instructions, vérifiez donc qu’il n’y a pas d’incohérences ou de références que les gens ne peuvent pas comprendre.

Ce mécanisme de FEEDBACK, de VÉRIFICATION D’ERREUR et de PRÉVENTION peut résoudre la plupart des erreurs qui se produisent dans l’entreprise.

Une autre suggestion que je voudrais vous faire, (qui est fondamentale surtout pour les entreprises qui génèrent un produit ou un service qui va à l’extérieur), est la suivante.

Il y a trois étapes fondamentales dans les systèmes de gestion :

1- Lancement du processus, c’est-à-dire la préparation de toutes les informations nécessaires au staff pour travailler ;

2- Partie opérationnelle ;

3- Partie de vérification.

Beaucoup d’entrepreneurs se laissent submerger dans ce processus.

Pourquoi ?

Car même si tout le travail intermédiaire est fait par les collaborateurs, et donc ils n’interviennent qu’au début et pour la vérification finale, ils perdent beaucoup de temps dans ces deux moments.

En fait, le démarrage et la vérification, s’ils sont mal gérés, peuvent vous faire perdre plus de temps que si vous aviez fait tout le travail vous-même.

C’est une chose très courante d’entendre des entrepreneurs désespérés qui disent des phrases comme « je commence à le faire moi-même plutôt que de le donner à cette bande d’imbéciles » (ou des variantes similaires, avec toutes les insultes et les blasphèmes appropriés).

Encore une fois, le problème est systématique.

Le problème N’EST PAS le fait que ce soit une bande d’imbéciles.

Ils le sont, mais ce n’est pas le problème.

Alors, que devriez-vous faire ?

Vous devez voir si vous leur avez fourni toutes les informations dont ils ont besoin.

Nous sommes souvent déficients de ce point de vue, car nous donnons des indications en supposant que nos employés savent déjà tout faire en conséquence.

Malheureusement, ceci n’est souvent pas vrai !

Peut-être qu’ils manquent d’informations clés, que nous avons en tête, mais qui ne sont pas transférées.

Je vais vous citer un autre exemple.

J’ai une société de marketing au Maroc.

Nous avons commencé à introduire le marketing de contenu – le Maroc est un peu plus loin que l’Italie. Évidemment, j’ai dû former mon personnel, parce que c’est quelque chose de nouveau.

J’ai remarqué qu’il y avait une différence entre quand j’étais celui qui donnait les instructions et quand mon partenaire qui coordonne le staff leur donnait les instructions.

Quand je les leur donnais, les gens ont immédiatement pu agir, parce qu’ils avaient tous les outils nécessaires pour faire les choses.

Donner des informations claires ne vous coûte pas plus de temps que de les donner de manière imprécise.

De plus, si vous ne les donnez pas correctement, vous le payez au moment de la vérification et du contrôle.

D’abord, le plus vous apprenez à DONNER DES INFORMATIONS CLAIRES et à COMPRENDRE QUELS SONT LES ÉLÉMENTS FONDAMENTAUX POUR FAIRE FONCTIONNER LE SYSTÈME, le mieux c’est.

Passons à la deuxième étape du processus : la procédure d’exécution.

Dans la procédure d’exécution, plus il est simple pour les personnes de suivre les instructions, plus vous réduisez le taux d’erreur.

Et quand le remarquez-vous ?

À la fin.

Si le temps nécessaire pour l’examen et la vérification est court, cela signifie que vous avez bien fait la partie précédente.

C’est ici, au moment de la révision, que la plupart des entrepreneurs se trompent.

Pourquoi ?

Parce que dans la phase de révision, puisqu’ils doivent livrer un produit bien fait à l’extérieur, ils commencent à corriger les erreurs et à refaire le travail à partir de zéro.

Cependant, ils ne prennent pas la peine d’utiliser cette information, ce qui a émergé, pour changer les deux premières étapes.

En révisant et en contrôlant les choses, vous devez vous demander :

  • « Puisque c’est arrivé, que puis-je donner à mes collaborateurs la prochaine fois ?« 
  • Ou, «  Puisque c’est arrivé, comment puis-je modifier toute la procédure qui génère ce résultat final ?« .

Ce mécanisme d’évaluation du résultat final vous conduit à évaluer également VOTRE travail, à comprendre quelles sont les procédures que MÊME VOUS devez suivre.

Oh oui, parce que les procédures ne sont pas seulement pour les imbéciles.

Vous aussi, vous devez être capable de donner aux gens des informations qu’ils sont capables de suivre.

Après cela, vous pouvez procéder à la modification de la stratégie d’exécution.

Le plus vous faites tourner et tester ce mécanisme, le mieux c’est.

Malheureusement, il est vrai que nous sommes souvent soumis à des délais, que nous devons faire les choses rapidement, donc ce mécanisme ne se produit jamais.

Revenons au processus d’exécution, mais de la pire façon possible :

Vous le dites au collaborateur qui en est responsable, et c’est tout.

Si vous faites cela, c’est comme si vous écriviez, caractère par caractère, une chaîne de codes dans votre ordinateur, au lieu de la formaliser dans un programme où vous appuyez simplement sur une touche pour démarrer le processus.

La plupart des entrepreneurs ne forment pas leurs collaborateurs, mais ne transfèrent pas cette formation à un support externe officiel et structuré que les collaborateurs peuvent suivre même sans avoir recours à votre intervention.

Vous savez ce que je vous ai dit à propos de la personne qui faisait des vidéos ? Je lui ai expliqué oralement quelle était l’erreur, et j’ai fait une erreur.

Le faire est une erreur, et c’est une erreur, jusqu’ à ce que vous preniez cette correction et que vous l’insériez officiellement dans le matériel que vous donnez aux gens, en vous assurant que ce problème ne se reproduise plus jamais.

Le faites-vous ?

Très souvent, je ne le fais pas. Dans la hâte avec laquelle je veux faire les choses, j’oublie de prendre ce que j’ai dit aux gens et de le formaliser à l’extérieur.

Cela demande du travail, c’est vrai.

Cependant, cela vous prend encore moins de temps que de répéter les mêmes choses aux mêmes personnes à chaque fois.

Votre objectif en tant qu’entrepreneur ne devrait pas être celui de l’enseignante de maternelle, qui corrige constamment sa classe.

Votre objectif est de regarder ce qui se passe et de faire des changements pour que l’entreprise fonctionne et que les problèmes ne surviennent plus.

Cependant, ces changements ne doivent pas rester dans votre tête.

Autrement, devinez qui va s’énerver la prochaine fois quand ils ne sauront plus comment faire à nouveau ?

Très souvent, lorsque j’anime le workshop Simpness, je reçois cette objection des entrepreneurs :

« Oui, mais si je dois formaliser toutes les procédures alors je dois y passer six mois. »
Cela implique donc que le faire n’est pas considéré comme du travail, mais c’est juste quelque chose qui cause qui cause des dommages, parce que cela prend du temps d’autres activités.

Le fait est que, en tant qu’entrepreneurs, nous devons faire des investissements.

Et investir ne signifie pas seulement investir de l’argent dans votre entreprise, mais aussi INVESTIR LE TEMPS NÉCESSAIRE POUR CRÉER VOTRE ENTREPRISE.

Il est vrai que vous y consacrez beaucoup de temps, mais les résultats que vous obtenez sont des résultats qui durent toute la vie.

Attention cependant, IL Y A UNE ASTUCE :

Vous n’êtes pas obligé de le faire vous-même.

En fait, le meilleur moyen d’accomplir ce travail colossal de construction des procédures est ce que j’appelle la « méthode participative« .

Autrement dit, vous n’êtes pas obligé de le faire vous-même, mais vous devez impliquer les gens dans la création des systèmes.

Par exemple, si je dois travailler sur notre système de création de vidéos, je ne vais pas formaliser la procédure : je demanderai à la personne qui s’en charge de travailler dessus !

Je lui donne des instructions, je le fais participer au workshop SimpNess, je le laisse l’écrire et ensuite je la vérifie.

De cette manière, les résultats sont obtenus de manière accélérée.

Mais pas seulement : la ou les personnes qui ont travaillé sur la procédure seront plus enclines à la respecter, l’ayant écrite elle(s)-même(s).

Si vous aviez imposé cette procédure, elles auraient été moins motivées.

Entrez dans la perspective que, même si c’est fait de manière incomplète, il existe déjà un processus de transfert partiel de compétences de votre part à d’autres personnes.

Plutôt que de vous mettre à tout réécrire, impliquez ces personnes, laissez-les participer et faites-leur créer le canevas de ce qui devrait être fait.

Ensuite, vous faites votre travail d’entrepreneur en innovant et en corrigeant ce qu’ils ont produit.

C’est votre vrai travail : ne vous y mettez pas, faites les comptes et voyez si tout va bien.

Votre travail est d’éviter EN AMONT que les problèmes surviennent.

Vous pouvez le faire si vous créez ce mécanisme de feedback, d’information et de modification des procédures en fonction des résultats obtenus.

Il s’agit bien entendu de suggestions génériques.

Malheureusement, dans un article je ne peux pas vous décrire, étape par étape, comment procéder.

Ce n’est pas par mesquinerie, il est important que je dédie trois journées complètes du workshop SimpNess pour le faire.

Cependant, je veux vous donner DEUX SUGGESTIONS SUPPLÉMENTAIRES relatives à deux parties dans lesquelles des erreurs se produisent souvent.

1) Calculez le temps correctement.

Le premier problème est le suivant : lorsque vous déléguez et fixez des délais, il est difficile de calculer correctement le temps.

Qu’est-ce que cela signifie ?

Je vous l’explique à travers un exemple.

Il y a un de mes collaborateurs qui travaille sur les manuels. Si vous avez participé à un workshop SimpNess et avez eu des manuels, ceux-ci ont été faits par lui.

De ce point de vue, ce type est un génie. Il peut assister au workshop en direct et, le dernier jour, me remettre 200 pages de manuel écrites en direct.

Cependant, il y a un problème : chaque fois que je lui commande un manuel, il me propose un délai qui, soit par exagération, soit parce qu’il veut être utile, correspond exactement au tiers de ce qu’il devrait être.

Quel est le résultat final

Je me retrouve avec des manuels comportant des mots mal écrits comme « entrprise » au lieu de « entreprise ».

Cela me cause plus de problèmes pendant le processus de révision que celui d’attendre deux jours de plus.

Par conséquent, faites attention à bien doser le temps.

Il vaut mieux une demi-journée de plus de votre collaborateur qu’une heure de plus de votre temps de révision.

D’autant plus que cette heure de révision supplémentaire enlève la tranquillité d’esprit.

Il est donc important que vous donniez le temps nécessaire et juste pour effectuer le travail.

La deuxième suggestion que je veux vous faire est la suivante :

 2) Utilisez la stratégie de la REDONDANCE.

C’est une technique que j’ai inventée il y a des années et qui a donné d’énormes résultats aux entreprises dans lesquelles je l’ai testée.

Cela peut sembler être un gaspillage de ressources, mais c’est en fait très efficace.

Que signifie la redondance ?

Chaque fois que vous devez faire une révision finale, formez des personnes qui examinent le travail les unes avec les autres, en leur donnant une checklist précise indiquant ce qui doit être fait.
Comment faites-vous la révision ? Que contrôlez-vous ?

Votre technique de révision doit être formalisée et transférée à une autre personne.

En théorie, il s’agit d’un gaspillage de ressources, parce que vous utilisez deux personnes pour faire un travail qu’une seule personne pourrait faire.

En fait, cependant, si un de vos collaborateurs ne le fait pas, vous devez le faire.

Votre temps en tant qu’entrepreneur vaut plus.

 

Conclusion

J’espère vous avoir donné quelques conseils et suggestions utiles sur la façon de limiter les erreurs au sein de votre entreprise en utilisant correctement certaines procédures.

Il s’agit bien évidemment d’un article de quelques lignes, il n’a donc pas la prétention d’être précis.

Cependant, si vous voulez apprendre le bon système pour déléguer et transférer à l’extérieur ce que vous avez dans votre tête, alors je vous invite au prochain workshop SimpNess

Cliquez sur le bouton ci-dessous pour consulter la présentation :

 

Oui, emmenez-moi à la présentation !

 

Piernicola De Maria

Entrepreneur, Auteur, Business Coach

Et Créateur de la Méthode SimpNess

 

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